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Gestione Iter Vaccinazione

La procedura di Gestione Iter Vaccinazione risolve le problematiche relative alla pianificazione e gestione della attività di somministrazione di vaccini:

  • in età infantile (servizio di salute infanzia)

Le vaccinazioni sono il miglior modo che i genitori hanno per proteggere i propri figli da malattie potenzialmente molto gravi (o letali). Durante il primo anno di vita è fondamentale immunizzare il neonato, somministrando i cicli di base di vaccini che poi richiederanno (nella maggio parte dei casi) una dose di richiamo durante il secondo anno di vita.

L’infanzia (5-6 anni) è il momento per il richiamo delle vaccinazioni contro difterite, tetano, pertosse e poliomielite, che può essere effettuata preferenzialmente con vaccini combinati. Contemporaneamente, è raccomandata la somministrazione del vaccino quadrivalente Mpvr, in sede anatomica diversa. Al riguardo è importante ricordare che la vaccinazione Mpvr non è tecnicamente un richiamo ma piuttosto una rivaccinazione, che ha lo scopo di ottenere la risposta primaria nel circa 5% dei bambini che non avevano risposto alla prima immunizzazione tra 13simo e 15simo mese di vita.

  • in età adulta (servizio di igiene pubblica)

Nel corso dell’età adulta è opportuno somministrare ogni 10 anni il vaccino anti difterite-tetano-pertosse con dosaggio per adulto, che deve essere offerto in modo attivo. È importante anche verificare lo stato di suscettibilità per morbillo, rosolia, parotite e varicella ed eventualmente offrire attivamente 2 dosi di vaccino MPR (anche ai soggetti suscettibili a una sola delle tre malattie) e 2 dosi di vaccino contro la varicella nei soggetti anamnesticamente negativi per la malattia che non siano già stati immunizzati attivamente in precedenza. 

Inoltre, le vaccinazioni possono rappresentare un efficace metodo preventivo di molte delle malattie che si possono contrarre durante i viaggi. Quando si è in procinto di partire è bene controllare innanzitutto di essere in regola con le vaccinazioni previste dal programma nazionale. A seconda della meta, del tipo di viaggio, del periodo di permanenza e delle condizioni di salute personali, è inoltre consigliata la vaccinazione contro patologie specifiche.

L’organizzazione delle attività vaccinali deve essere ottimizzata rispetto alla realtà locale; uno dei requisiti più importanti per ottenere la più ampia adesione ai programmi vaccinali è l’accessibilità.

Il livello di decentramento delle sedi vaccinali e la definizione delle modalità di accesso ai servizi sono di competenza delle singole Aziende sanitarie.

Qui un esempio degli ambulatori gestiti da mySanità per l’AUSL di Ferrara: 

distretti vaccinazioni

Nel dettaglio i moduli funzionali della procedura sono:

Accesso alla procedura

La funzione di accesso si presenta con la richiesta di immissione di un codice Utente e di una password, immesso il codice utente è necessario inserire l’ambulatorio a cui accedere, dalla lista proposta dal sistema, il quale mostra gli ambulatori in essere, abilitati al codice UTENTE immesso. Effettuando il login viene presentato il menu della procedura. Anche il menù è strutturato a seconda del codice UTENTE collegato.

La procedura è in grado di operare in multi-utenza, la quale permette l’utilizzo in contemporanea di più utenti. Questo implica la impossibilità di accedere a più sessioni con lo stesso identificativo nello stesso momento.

Anagrafe Assistiti

Obiettivo dell’anagrafe è garantire la corretta valutazione delle coperture vaccinali, utile sia a monitorare l’attuazione dei programmi vaccinali in atto su tutto il territorio nazionale, coerentemente con il calendario vaccinale nazionale vigente, sia a fornire informazioni agli organi nazionali, comunitari ed internazionali nell’ambito dello svolgimento di funzioni e compiti correlati alla tutela della salute, anche mediante l’elaborazione di indicatori a fini comparativi.

Con l’istituzione dell’Anagrafe vengono definite le informazioni che tutte le Regioni e Province Autonome devono fornire al ministero della Salute e, come previsto dal Decreto legge 7 giugno 2017, n. 73, sono registrati nella medesima Anagrafe i dati relativi a:

•i soggetti vaccinati

•i soggetti da sottoporre a vaccinazione

•i soggetti immunizzati (art. 1, comma 2, Decreto legge 7 giugno 2017, n. 73)

•i soggetti per i quali le vaccinazioni possono essere omesse o differite solo in caso di accertato pericolo per la salute (art. 1, comma 3, Decreto legge 7 giugno 2017, n. 73)

•le dosi e i tempi di somministrazione delle vaccinazioni effettuate

•gli eventuali effetti indesiderati.

La anagrafe utilizzata dalla procedura è formata dalla unione di due archivi: ANAGRAFE SANITARIA (CUP) e ANAGRAFE VACCINAZIONI. 

L’anagrafe CUP è gestita dalla società CUP2000 la quale fornisce i dati in sola visualizzazione. L’anagrafe vaccinazioni viene gestita dagli operatori, i quali possono inserire, modificare e cancellare i soggetti presenti nel suddetto archivio. La procedura adotta la regola di verificare per primo se l’assistito è presente nella anagrafe vaccinazioni, nella eventualità che non venga trovato effettua la ricerca nella anagrafe CUP.

Gestione Calendario Vaccinale

Questa funzione permette la gestione del calendario vaccinale. Le attività disponibili sono:

• Creazione di un protocollo vaccinale

• Creazione di un protocollo vaccinale sulla base di un protocollo esistente

• Modifica

• Cancellazione

Il calendario vaccinale contiene le modalità e le dosi con le quali vanno somministrati i vaccini, con la relativa periodicità (dalla nascita, dall’ultima dose). Il periodo indicato è obbligatorio, nello specifico è necessario indicare uno dei seguenti parametri: giorni, mesi, anni.

protocollo vaccinazioni

Gestione Programmazione Apertura Ambulatorio

Il calendario ambulatoriale contiene le informazioni relative alle giornate di apertura dell’ambulatorio con i relativi orari.

Il calendario viene generato dall’operatore, il quale scegliendo l’ambulatorio e il periodo da creare (i prossimi due mesi, tutto l’anno, etc…) insieme ai giorni e all’orario di ambulatorio (esempio: tutti i Lunedì e Martedì dalle 09:00 alle 13:00, ed il Giovedì dalle 14:00 alle 18:00), premendo l’apposito pulsante “Genera Calendario”.

Il calendario terrà conto delle festività tramite un apposita funzione. Funzione gestita dall’utente, che deve preventivamente indicare le giornate in cui l’ambulatorio sarà chiuso.

L’orario di apertura dell’ambulatorio è suddiviso in APERTURA MATTINA e APERTURA POMERIDIANA, questi orari sono obbligatori in alternativa (almeno un’apertura è obbligatoria).

Il calendario sarà modificabile secondo le necessità del singolo ambulatorio, ad esempio per un cambiamento dell’orario di vaccinazione, o per l’indisponibilità del personale, etc..

Le modifiche saranno permesse sino a quando non vi sono vaccinazioni effettuate per la data o il periodo presi a riferimento.

Inviti

L’invito a presentarsi è l’informazione che permette di segnalare al sistema quando e che protocollo dovrà essere somministrato ad un soggetto. 

Le funzioni messe a disposizione sono:

    • Creazione invito Manuale, in cui l’operatore sceglie i soggetti da invitare, la data e l’ora.
    • Creazione invito Automatico, seguendo il calendario dell’ambulatorio configurato in una fase precedente, rispettando giorni ed orari indicati
    • Gestione dell’invito, con la possibilità di spostare, annullare un invito ad una data, o orario diverso da quello iniziale (Agenda). Possibilità di modifica e/o inserimento di protocolli vaccinali.
    • Creazione della vaccinazione con funzione di accettazione a seguito dell’invito.

Gli inviti verranno proposti con una lista sul video, a questo punto è possibile scegliere i soggetti da invitare spuntando l’apposito check-box. Premendo il tasto “CREA INVITI” verranno “realmente” generati gli inviti nel sistema.

Gestione Agenda

La Agenda fornisce gli strumenti per organizzare l’attività di ambulatorio precedenti la vaccinazione, nello specifico è possibile gestire:

  • l’apertura/chiusura dell’ambulatorio
  • Creazione degli inviti manuale
  • Creazione degli inviti automatica
  • Gestione dell’agenda

La procedura garantisce un calendario di attività, con periodi di apertura dell’ambulatorio, necessario per la pianificazione. Le informazioni contenute sono, oltre la data, l’ora di apertura e chiusura, con un eventuale periodo di sospensione tra l’attività mattutina e pomeridiana. È altresì garantita la possibilità di variare tale calendario a seguito di eventi non prevedibili (carenza di organico, festività, etc.)

La creazione manuale dell’invito presuppone il riconoscimento del soggetto, a cui è possibile generare un invito in una delle giornate disponibili a calendario.

La creazione automatica dell’inviti avviene a seguito della generazione di uno scadenziario, cioè l’elenco degli assistiti risultanti idonei alla vaccinazione proposta, fatto il quale è possibile scegliere alcuni o tutti gli assistiti risultanti dalla ricerca, e generare un invito, scegliendo il primo giorno disponibile compatibile con la vaccinazione.

La gestione dell’agenda permette la modifica, lo spostamento e la cancellazione degli inviti in essere.

Accettazione

Il modulo di accettazione contiene le funzioni necessarie per la vaccinazione di uno o un gruppo di assistiti. Questa può avvenire da invito o senza invito. Vi è anche la possibilità di interfacciare un sistema centrale di prenotazione (CUP) e poter generare così le vaccinazioni a seguito di una prenotazione al CUP.

Back-office

Sono le funzioni atte al controllo, modica e monitoraggio dell’attività erogata.

Magazzino

La gestione dei magazzini (frigo) di ambulatorio è stata introdotta per rispondere alla necessità di tracciatura e rilevazione dei lotti vaccini movimentati nell’ambito dell’attività quotidiana dei servizi. La gestione informatizzata dei magazzini consente di rispondere in maniera maggiormente efficiente a specifiche richieste di informazioni previste nell’ambito della realizzazione dell’Anagrafe Vaccinale Regionale 

Funzionalità trattate: 

  • Caricamento Magazzino da Fornitore: 

La funzione consente di registrare l’ingresso dei vaccini sul magazzino selezionato, per ogni articolo verrà registrato il nome, la quantità e la scadenza.

  • Caricamento Magazzino da Farmacia 

La funzione ricalca gli stessi principi di funzionamento di “Caricamento Magazzino da Fornitore”, varia la causale assegnata automaticamente dal sistema (Entrata da Farmacia) e ovviamente non è previsto l’inserimento dei riferimenti Bolla Fornitore, Fornitore e Ordine. 

  • Trasferimenti 

La funzione consente di trasferire specifiche quantità di articoli (vaccini) definite dall’utente, con relativa indicazione di Lotti / Scadenze movimentati da un magazzino verso altro magazzino.

  • Lista Movimenti 

La funzione consente di visualizzare e stampare l’elenco dei movimenti relativi ad un magazzino (frigo) indicato dall’utente. 

L’utente ha facoltà di utilizzare alcuni filtri per effettuare ricerche sull’elenco complessivo dei movimenti, limitandone la visualizzazione ad esempio per causale, per data, per articolo, etc…

Report

La modulistica standard permette di soddisfare la maggior parte delle esigenze del servizio, con modulistica che và dal:

• Certificato vaccinale

• Variazioni anagrafiche

• Registro vaccinale

• Attività erogata sia di dettaglio (per singolo assistito) che cumulativa (per quantità di vaccino somministrata)

È inoltre possibile aggiungere il modulo di query/reporting creato con tecnologia Business Objects, che è in grado di rispondere a qualsiasi richiesta da parte utente.

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